Smartphones, tablets e laptops transformaram a forma como todos nós trabalhamos. Levamos no bolso (ou bolsa) nosso escritório para todos os lugares. Claro que você não lembra mas houve um tempo em que a gente contava somente com estas ferramentas para trabalhar: caneta, folha em branco, calculadora e máquina de escrever. E, claro, papel carbono para fazer cópias e que, invariavelmente, deixava pretas as pontas dos dedos.
Inevitavelmente soa cômico, para quem já se acostumou com o conceito de aplicativos na nuvem e armazenagem virtual ilimitada, lembrar que já usei para arquivar informação disquetes do tamanho de um prato de sobremesa onde só cabiam 256 kb. Com frequência alarmante eles perdiam dados. Era um inferno. A frase “o disco gravou sobre a trilha zero” era sinônimo de noites em claro e muito trabalho perdido.
Hoje temos um arsenal de equipamentos e um verdadeiro firmamento de nuvens diferentes para armazenar nossos documentos, músicas, jogos e vídeos. Mas tudo isso seria inútil sem os aplicativos que lhes conferem utilidade e vida.
Do carbono à nuvem
Não é que eu não consiga viver sem essas ferramentas. Se, por qualquer motivo, precisasse voltar a usar aqueles monstros do passado, adaptaria meu trabalho a eles. Seria deprimente substituir um iPad com acesso ao Evernote por um arquivo de metal verde, com gavetas, de 170 de altura.
A princípio preso a ambientes Windows quase minha vida inteira, acabei migrando para o mundo Apple em 2010 quando morava no Canadá. Mas é bom deixar claro que todas as ferramentas que uso têm versão para Windows e/ou são baseadas na Web.
Compartilhamento e organização de documentos
DropBox – Compartilhamento online, gerenciamento de documentos com versionamento. Sincroniza automaticamente os arquivos nos quais você está trabalhando com a última versão online. Já salvou minha vida várias vezes. O bacana é que integra com muitos serviços. Tem versão gratuita razoável e, se necessário, paga com mais espaço.
Gmail – no início de 2007, a princípio com relutância, migrei para o serviço de email do Google. Nunca mais abandonei. Integra com todos os meus equipamentos e em mais de 10 anos de uso, pelo menos para mim, NUNCA ficou fora do ar. É tão confiável que, no caso de ir proferir uma palestra, por exemplo, prefiro enviar para minha própria conta uma cópia da apresentação que irei usar, e ter acesso à ela a qualquer momento, do que só levar um pendrive. Claro que, paranóico que sou, levo sempre dois pendrives, mas isso é papo para outra hora. É de graça.
Google Drive – segue mesma linha do Gmail. Nuvem do Google que integra com sua suíte de aplicativos para criar e editar documentos. É interessante para compartilhar arquivos com clientes e muitas vezes trabalhamos na elaboração de projetos em parceria, direto, online, simultaneamente. Antes dependente do Office (Word, PowerPoint e Excel em especial) flertei um tempo com o Pages, Keynote e o Numbers da Apple. Conclusão: hoje uso só os ” target=”_blank”>aplicativos do Google: Docs, Apresentações e Planilhas. Se necessário consigo consultar qualquer arquivo offline e eles têm todos os recursos que preciso. Única e honrosa exceção: quando necessito produzir um texto longo ou administrar um projeto, aí não abro mão do Scrivener e do Scapple.
Scrivener – Para compor uma proposta, redigir um email mais longo, escrever um artigo curto ou trabalhar textos médios (algo em torno de 50 páginas) qualquer um dos processadores de texto mencionados acima dá conta do recado. Têm recursos de diagramação, todas aquelas sugestões de templates bonitinhos, etc. Mas cansei de perder textos longos que editava no Word ou aguentar o Google Docs “pensando” quando tentamos mudar de página em um texto de meras 50 páginas. Recentemente recebi um relatório em formato Word para editar. Mais de 400 páginas cheias de fotos e tabelas. Para cada “Page Down” meu computador precisa “pensar” 17 segundos. Sim, eu cronometrei. Impossível de trabalhar. Foi muito difícil organizar todo o material até que consegui pular com aquela massa de informação para o Scrivener. Foi como tirar um sapato apertado. Aí sim consegui editar o texto todo. Ao final inseri todas as imagens e consegui imprimir. Mas sem o Scrivener isto teria sido impossível. Este fiel escudeiro de todo mundo que edita grandes volumes de texto é, na realidade, um monstro de um aplicativo. Aguenta qualquer tipo de abuso. Permite integrar com computador de mesa e tablet. E, sensacional, como usa o Dropbox para sincronizar entre aparelhos, sincroniza também entre plataformas. Você leu direito. Eu edito em um computador Apple e, depois, se necessário, posso abrir em um computador Windows e vai estar tudo lá, como eu criei. Por todos os recursos de que dispõe tem uma curva de aprendizado meio salgada, mas existem dezenas de tutoriais em vídeo da própria empresa. Existe disponível versão de teste mas faz anos que uso uma licença paga. Nunca me arrependi.
Scapple – haaa… as delícias do Mind Mapping (Mapa Mental). É possível de se encontrar todo tipo de aplicativo para produzir Mind Maps que, em última análise, servem para gerenciamento de informações. Copiando descaradamente o conceito da Wikipedia, eles servem para a compreensão e solução de problemas. Os mapas mentais procuram representar, com o máximo de detalhes possíveis, o relacionamento conceitual existente entre informações que normalmente estão fragmentadas, difusas e pulverizadas no ambiente operacional ou corporativo. Trata-se de uma ferramenta para ilustrar ideias e conceitos, dar-lhes forma e contexto, traçar os relacionamentos de causa, efeito, simetria e/ou similaridade que existem entre elas. Uso para planejar artigos longos, organizar visualmente grandes massas de informação e principalmente para planejar livros. Como alternativa free sugiro o MindMup – Ferramenta online para fazer mapas mentais. Depois que fizer seu primeiro, nunca mais você vai querer pensar de outra forma. Perfeito para uma visão global.
Evernote — Meu cérebro fora do corpo, minha alma organizada, meu HD externo… o aplicativo que uso, invariavelmente todos os dias. Há anos tenho a versão paga. Coletei quase cinco mil notas organizadas em 54 cadernos, vinculadas a palavras chave para busca. São desde frases curtas até páginas e páginas de textos, PDFs, diagramas, etc. Sei que Tim Ferris e Adam Savage (Mythbusters) são usuários ávidos. Sou dependente da função de clipping de páginas web. Sincroniza conteúdo automaticamente em todos os meus equipamentos.
Aprimoramento pessoal
Duolingo — É o melhor aplicativo para aprender línguas que existe. Estou estudando italiano (minha língua mãe) e fazendo progressos impressionantes. É completo. Avanti che la vita è bella.
Concentração
Soft Murmur – Tem que curta Metallica, tem quem ouve Brian Eno e tem quem mergulha em todo o espectro musical no meio. Tem quem gosta de sinos tibetanos, ruído de chuva, vento, etc. Como me distraio muito facilmente, fico com Eno e as alternativas suaves do Soft Murmur porque prefiro algo que me afaste dos ruídos ambientes. Múltiplas escolhas e controle sobre volume.
Calm — Eu medito todos os dias. T O D O S. Faz parte da minha vida. Testei alguns aplicativos para esta finalidade e acabei ficando com o Calm. Vantagens: ao contrário de outros apps disponíveis ele me dá a opção de ouvir as meditações dirigidas com música de fundo ou ruídos da natureza, o que é maravilhoso quando o vizinho está usando o cortador de grama ou uma de nossas gatinhas insiste em chamar a atenção. E, sensacional, o app disponibiliza histórias para dormir. Você se deita, aciona o aplicativo, escolhe uma das histórias e se deixa embalar. Tem uma sobre uma cachoeira em um bosque que, folgo em dizer, nunca ouvi até o final. Disponível somente em inglês.
Organização do tempo
Trello – Ótimo para fazer Kanban e também eliminar emails intermináveis entre membros de uma equipe. Tudo fica organizado e classificado. O site tem várias dicas de como utilizar o potencial desta ferramenta.
Toggl – Sabe no final do dia quando você se sente cansado, mas tem a sensação que não fez nada produtivo? Engano. Foi falta de controlar as atividades que consumiram seu tempo. O Toggl ajuda a identificar em que atividades você está desperdiçando tempo e facilita o controle das horas dedicadas a cada cliente. Nosso dia é repleto de oportunidades de distração e perda de tempo. Toggl me ajuda a produzir e entender melhor meu dia. Coopera na distribuição de tarefas e alocação de tempo.
Pomodoro – Menos um aplicativo e mais uma técnica de trabalho. Resumindo (muito) trabalhe 25 min e pare cinco. Pode até dar impressão de que você está interrompendo o fluxo de informação ou produtividade, mas o que acontece é que esta técnica me faz aguentar mais tempo. Limitações físicas como cadeira imprópria, calor, ruídos e cansaço acabam ficando diluídos quando trabalho assim. Procure um app que vc curta. Uso um integrado ao computador e um no celular, dependendo da atividade ou da situação. Como alternativa existe uma versão web.
12 ferramentas que melhoram minha produtividade